Splošni pogoji poslovanja

GDPR

Politika varovanja osebnih podatkov – GDPR

1) O politiki varstva osebnih podatkov v podjetju Gajcom d.o.o.

S tem dokumentom želimo na kar se da enostaven način sporočiti, kako v podjetju Gajcom d.o.o., Pot heroja Trtnika 45, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: Gajcom) zbiramo, shranjujemo in obdelujemo osebne podatke ter upravljamo s pravicami posameznikov na področju varstva osebnih podatkov (GDPR).

V Politiki so skladno z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), zajete naslednje informacije:

• kontaktne informacije podjetja in pooblaščene osebe za varstvo podatkov,

• nameni, podlage in vrste obdelave različnih vrst osebnih podatkov posameznikov, vključno s profiliranjem osebnih podatkov posameznikov,

• posredovanje podatkov tretjim osebam in v tretje države,

• čas hrambe posameznih vrst osebnih podatkov,

• pravice posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,

• pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

  Kjer je to primerno, se določila, ki se nanašajo na posameznike, uporabljajo tudi za vprašanja tajnosti in zaupnosti komunikacij uporabnikov, ki so pravne osebe.

   

  2) Upravljavec in pooblaščena oseba za varstvo podatkov

  Upravljavec osebnih podatkov posameznikov, ki se obdelujejo v skladu s Politiko varstva osebnih podatkov, jeGajcom d.o.o. V Gajcom d.o.o. ni imenovana posebna pooblaščena oseba za varstvo podatkov, smo pa za dodatna vprašanja v zvezi s tem dosegljivi na elektronskem naslovu [email protected].

   

3) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Obdelava na podlagi pogodbe oz. posla – Gajcom d.o.o. shranjuje in obdeluje osebne podatke posameznikov za izpolnjevanje svojih obveznosti iz pogodbenega razmerja, sem sodi obdelava naročil, komunikacija z naročnikom v postopku obdelave naročila, izdaja računa, obveščanje o statusu naročila in dobave storitev in blaga.

Podatki posameznikov, ki naročajo preko spleta, so shranjeni v bazi spletne trgovine, podatki posameznikov, ki kupujejo preko e-pošte, pa v računovodskem sistemu. Podatke strank, ki naročajo fizično v trgovini, uporabljamo za namene obdelave naročila in predaje blaga oz. storitev.

4) Hramba osebnih podatkov

Osebne podatke o posameznikih shranjujemo iz zakonitih poslovnih interesov (izdaja računa, garancija, evidenca za morebitna ponaročila) za nedoločen čas.

5) Obdelava osebnih podatkov na podlagi zakona

Skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov sodi med zakonite interese tudi neposredno trženje. Za potrebe neposrednega trženja lahko Gajcom tudi brez privolitve oblikuje profile posameznikov na podlagi osnovnih informacij o preteklih naročilih, izraženega interesa ali odsotnosti interesa za določene storitve ali blago. Tako osnovno profiliranje ne bo nikdar vključevalo podatkov o prometu ali vsebine elektronskih komunikacijskih storitev. Posameznik lahko navedeni obdelavi ugovarja oz. ima v vsakem sporočilu, ki ga dobi od Gajcom d.o.o., možnost, da zahteva odjavo od posameznega sklopa obveščanj ali do popoldnega izbrisa (izbris zakonsko določenih podatkov, povezanih s poslovno pogodbo ni možen, kadar moramo podatke hraniti iz poslovnih zakonskih razlogov oz. zaradi zaščite pravic posameznika)

Na podlagi zakonitega interesa lahko Gajcom d.o.o. posameznike kontaktira za potrebe ugotavljanja njihovega zadovoljstva s storitvami oziroma uporabniško izkušnjo tudi v primerih, ko to ni nujno potrebno za izvajanje pogodbe. Gajcom zaradi tehtanja tega interesa z interesi posameznika ne kontaktira ponovno tistih posameznikov, ki so temu ugovarjali.

6) Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov:

Obdelava podatkov lahko temelji na soglasju, ki ga posameznik da Gajcom d.o.o. Soglasje se lahko na primer nanaša na obveščanje o ponudbi in storitvah, pripravo ponudbe, prilagojene posameznikovim uporabniškim navadam ali opravljanje storitev z dodano vrednostjo. Obveščanje se izvaja prek kanalov, ki jih je v soglasju izbral posameznik (fizična oseba ali pooblaščenec pravne osebe).

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko svoje soglasje kadarkoli umakne oziroma spremeni na enak način, kot je bilo soglasje dano ali na drug način, kot ga opredeli Gajcom d.o.o., pri čemer si Gajcom d.o.o. pridržuje pravico do identifikacije stranke. Spremembo soglasja je med drugim mogoče urediti preko spletne trgovine,preko kontaktnega e-maila ali na sedežu Gajcom d.o.o.. Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi soglasja. Veljavno je zadnje podano soglasje posameznika, ki ga prejme Gajcom. Možnost preklica soglasja ne predstavlja odstopnega upravičenja v poslovnem razmerju posameznika z Gajcom d.o.o.

Kjer soglasje vključuje neposredno trženje na podlagi posameznikovega profila, lahko Gajcom izvaja profiliranje posameznika na podlagi preteklih nakupov.

Podatki, za katere je dana privolitev, se v odsotnosti preklica obdelujejo za nedoločen čas.

7) Posredovanje podatkov tretjim osebam ter posredovanje podatkov v tretje države (države, ki niso članice Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora)

Gajcom posreduje osebne podatke o kupcih vezano na zakonsko obvezo v zunanje računovodstvo, ki ima v danem trenutku sklenjeno pogodbo o poslovnem sodelovanju z Gajcom d.o.o. Vsi podatki so beleženi v poslovnem sistemu, ki omogoča izdajo davčno potrjenih računov in se v njem zbirajo vsi podatki naročnikov, kupcev in potencialnih kupcev, ki so vstopili v stik z Gajcom d.o.o. Podatke hrani podjetje, s katerim ima Gajcom d.o.o. sklenjeno pogodbo o poslovnem sodelovanju v povezavi z vodenjem in obdelavo poslovodskih dokumentov. Gajcom ne posreduje podatkov drugim tretjim osebam niti v tretje države.

8) Rok hrambe osebnih podatkov

Podatki o izstavljenih računih in z njimi povezani kontaktni podatki o posameznikih se za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti hranijo do popolnega plačila storitve oziroma najmanj do poteka zastaralnih rokov v zvezi s posamezno terjatvijo, ki lahko po zakonu znaša od enega do petih let. Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša, v skladu z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost.

9) Pravice posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Gajcom d.o.o. zagotavlja posameznikom uresničevanje njihovih pravic brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejema zahteve.

Gajcom d.o.o. sprejema zahteve v zvezi s pravicami posameznika na elektronski naslov [email protected] ali po pošti na naslov Gajcom d.o.o., Pot heroja Trtnika 45, 1000 Ljubljana. posameznik lahko zahtevo odda tudi na sedežu podjetjaGajcom d.o.o.

Kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahtevo predloži z elektronskimi sredstvi, se informacije, kadar je mogoče, praviloma zagotovijo z elektronskimi sredstvi, razen če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne zahteva drugače.

Kadar obstaja upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo v zvezi s kakšno od njegovih pravic, lahko Gajcom d.o.o. zahteva zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

posameznikom omogoča podjetje Gajcom d.o.o. naslednje pravice v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov:

pravico do dostopa do podatkov,
pravico do popravka podatkov,
pravico do izbrisa podatkov (»pravica do pozabe«),

pravico do omejitve obdelave podatkov,
pravico do prenosljivosti podatkov,

pravico do ugovora

10) Pravica do dostopa do podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od podjetja Gajcom d.o.o. pridobiti informacijo, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in dodatnih informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, kamor sodijo:

• nameni obdelave;

• vrste osebnih podatkov;

• uporabniki ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

• kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

• obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

• pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

• kadar osebni podatki niso zbrani od posameznika, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

• obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika.

• Na podlagi zahteve posameznika podjetje Gajcom d.o.o. zagotovi kopijo njegovih/njenih osebnih podatkov, ki se obdelujejo.

11) Pravica do popravka

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da Gajcom d.o.o. brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim/njo. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ob upoštevanju namenov obdelave pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

12) Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da Gajcom d.o.o.brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati:

• kadar osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;

• kadar posameznik prekliče privolitev, ki je podlaga za obdelavo podatkov, pa za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;

• kadar posameznik ugovarja obdelavi na podlagi zakonitega interesa Gajcom d.o.o., pa za njihovo obdelavo ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi;

• kadar posameznik ugovarja obdelavi za potrebe neposrednega trženja;

• kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom; kadar gre za podatke v zvezi s ponujanjem storitev informacijske družbe, nepravilno zbrane od otroka, ki skladno z veljavno zakonodajo takšnih podatkov ne more dati.

• Kadar gre za imeniške ali drugače objavljene podatke, sprejme razumne ukrepe, vključno s tehničnimi, da upravljavce, ki obdelujejo osebne podatke, obvesti, da posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, od njih zahteva, naj izbrišejo morebitne povezave do teh osebnih podatkov ali njihove kopije.

13) Pravica do omejitve obdelave

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da omeji obdelavo, kadar:

– posameznik oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
je obdelava nezakonita in posameznik nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe;

– osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;

– je posameznik vložil ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

14) Pravica do prenosljivosti podatkov

Gajcom d.o.o. osebnih podatkov ne posreduje tretjim osebam niti na željo posameznika.

15) Pravica do ugovora

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima na podlagi razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov, če ta temelji na zakonitih interesih, za katere si prizadeva ali tretja oseba. preneha obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, ima posameznik pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim za namene takega trženja, vključno s profiliranjem, kolikor je povezano s takim neposrednim trženjem. Vkolikor neposredno trženje temelji na privolitvi, se pravica do ugovora lahko izvede s preklicem dane osebne privolitve.

16) Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Posameznik lahko morebitno pritožbo v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov poda Gajcom d.o.o. na objavljene kontaktne podatke. Prav tako ima vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico, da vloži pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če meni, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z njim krši slovenske predpise ali predpise EU na področju varstva osebnih podatkov.

Če je posameznik uveljavljal pravico do dostopa do podatkov in po prejeti odločitvi meni, da osebni podatki, ki jih je prejel, niso osebni podatki, ki jih je zahteval, ali da ni prejel vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko pred vložitvijo pritožbe Informacijskemu pooblaščencu vloži obrazloženo pritožbo pri Gajcom d.o.o. V roku 15 dni. mora Gajcom d.o.o. o pritožbi odločiti kot o novi zahtevi v petih delovnih dneh.

17) Veljavnost politike

Ta politika je objavljena na www.Gajcom.si in začne veljati 25. 5. 2018, datum zadnje revizije 24.3.2022.

Vse pravice pridržane.